Listamos os 7 principais erros de gestão fiscal cometidos pelas empresas do varejo e que podem afetar o desempenho em duas das datas sazonais mais importantes do ano, a Black Friday e o Natal
Os últimos meses do ano são marcados por um grande movimento de compras, com destaque para a Black Friday e o Natal. Esses eventos impulsionam as vendas do varejo, que tem como consequência um aumento no risco de erros na gestão fiscal.
Em 2022, a Black Friday registrou R$ 6,2 bilhões em faturamento, sendo 50% disso apenas na sexta-feira – sem incluir o fim de semana. Ao todo, foram 28,8 milhões de itens comercializados. Apresentamos outros números da Black Friday neste artigo do blog.
No ano passado, os dados da Confederação Nacional de Dirigentes Lojistas (CDL) indicaram que quase 120 milhões de brasileiros foram às compras, injetando aproximadamente R$ 66 bilhões na economia. Estes resultados corroboram o aumento de negócios do segmento ao longo do segundo semestre.
Nesse contexto, o desafio está em promover processos claros a fim de evitar erros de gestão fiscal em consequência do alto volume de vendas destas datas sazonais. Entre os principais, é possível mencionar:
1. Gestão fiscal desorganizada
É importante que as empresas tenham uma gestão fiscal organizada antes do evento. Isso inclui estabelecer processos claros e realizar inúmeros testes, conforme demonstramos neste artigo.
Entre os cuidados, encontram-se conferir as notas fiscais de entrada, verificar duplicidades e informações, como descritivo de produtos e nome de cliente.
2. Não planejar com antecedência
As empresas devem planejar de forma antecipada a sua operação nas datas sazonais de maior demanda. Isso evita erros de gestão fiscal.
Entre os cuidados, é preciso incluir a preparação da equipe, a organização de processos, a automação de tarefas e o teste das soluções que serão adotadas no dia a dia.
3. Erros no cálculo de impostos
Os impostos obrigatórios devem ser calculados corretamente para evitar multas e juros. Uma das questões a ser estruturada é a automação deste cálculo, seguindo a legislação.
Este cuidado é fundamental em especial devido à complexidade do sistema tributário brasileiro, que aguarda um processo de simplificação que beneficiaria toda a economia.
4. Não fazer o salvamento automático e o backup dos documentos fiscais
Os documentos fiscais devem ser salvos automaticamente e mantidos em backup para evitar a perda de informações. Isso vai resguardar as obrigações do fisco e, ao mesmo tempo, dar segurança à organização em checagens posteriores.
5. Não dar atenção ao fechamento fiscal
O fechamento fiscal deve ser realizado com atenção para evitar erros, o que se torna mais difícil tanto no Natal quanto na Black Friday. São dois eventos realizados no fim do mês e exigem ajustes claros de processos a fim de reduzir a possibilidade de erros.
6. Não planejar emissão de documentos em contingência
Momentos de maior exigência de sistemas, por vezes, levam a quedas operacionais. Em muitos casos, a emissão de documentos fiscais depende de plataformas operadas por outros órgãos, inclusive a administração pública.
No caso de datas de maior volume de negócios, é preciso planejar e incluir programações voltadas à contingência e a garantir a normalidade quando os sistemas de emissão de documentos fiscais voltarem a operação normal.
7. Não investir em uma solução específica
A tecnologia é uma das grandes aliadas das empresas e deve servir de apoio nos momentos de maior demanda, como as datas sazonais do último semestre.
É preciso contar com plataformas tecnológicas que possam auxiliar na gestão fiscal de uma forma ampla, englobando todos os problemas mencionados nos itens acima. Não à toa, estas soluções precisam ser ofertadas na nuvem, de modo a serem escaladas e terem a flexibilidade que as datas sazonais demandam.
Além da tecnologia, investir em uma equipe capaz de tomar decisões seguras e que estejam baseadas na legislação é um ponto importante para as empresas. Em muitos casos, a complexidade do sistema tributário coloca as organizações em situações perigosas. Uma equipe capacitada e treinada pode optar pelo caminho que reduza a insegurança jurídica.
Nesse sentido, a equipe fiscal deve passar por treinamentos constantes, abordando os principais temas e ajustes legais para garantir o compliance da operação. Ao seguir essas dicas, as empresas podem evitar erros de gestão fiscal em épocas de alto volume de vendas e garantir a conformidade tributária e a continuidade de suas operações.
Confira abaixo um rápido bate-papo com mais dicas de como preparar a gestão fiscal da sua empresa para a temporada de alto volume de emissão de notas:
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