Devido as consultorias especializadas para provedores, identifiquei a necessidade da aplicação da agilidade nos processos de monitoramento de impressoras. Quero compartilhar com você, como realizá-la.
Se você chegou até este artigo, significa que mesmo que um pouco, se interessa por metodologias ágeis. Imagino que já conheça como implementar a metodologia ágil em desenvolvimento de softwares não é mesmo? Mas eu preciso te avisar algo muito importante antes de avançar com a sua leitura: não iremos falar de desenvolvimento de softwares.
É exatamente isso que você leu, hoje, o desenvolvimento de softwares não será o tema central deste artigo. Quero compartilhar um dos projetos que participei há 6 anos, implementando agilidade em um negócio de monitoramento de impressoras.
Minha primeira tarefa como “menino dos contadores” era basicamente: instalar o software de monitoramento no máximo de clientes possível. Prazo? O quanto antes. Diante de uma missão que parecia diferente e um tanto desafiadora, minha primeira reação foi: vou organizar e traçar um plano para executar.
Precisei me adaptar para executar da maneira mais produtiva possível, e foi com esse processo que conquistei um grande resultado. Mais de 800 impressoras, aproximadamente, foram implantadas. Eu já sei que você está se perguntando “ele falou de agilidade, provavelmente usou conceitos do scrum, mas sozinho? Como ele fez com as diárias?”. Não se preocupe, vamos entrar em detalhes mais adiante porém, eu te adianto algo, sim, realizei diárias sozinho.
E foi com esse reconhecimento, da importância do monitoramento para as empresas, que a minha carreira foi para o próximo nível. Trabalho na maior empresa de softwares para provedores de outsourcing, atuando com nossos parceiros que possuem equipes de todos os tamanhos. Projetos de 3.000 impressoras até 20.000 equipamentos. E todos eles possuem apenas um fator em comum: agilidade!
É importante informar que minhas aplicações de métodos ágeis em monitoramento de impressoras não seguiram um único livro, autor ou método.
Diárias
Se uma equipe está trabalhando com agilidade, são necessárias as diárias. E no monitoramento de impressoras, é ainda mais imprescindível. Precisa acontecer reuniões rápidas e objetivas, para acompanhar os impedimentos que cada um enfrenta em suas atividades. Com o tempo, essas diárias podem se tornar reuniões semanais, por exemplo. Isso dependerá da maturidade da equipe e evolução do monitoramento.
E como eu fazia diárias sozinho? É simples: o conceito desta recorrência é lidar com todos os impedimentos que aconteceram no dia/período anterior, logo, eu reunia estes impedimentos em lista e no meu Kanban encontrando possíveis soluções para cada uma delas.
Kanban
Se você é do tipo de pessoa organizada, que coloca seus projetos e tarefas em ordem, de forma clara e ainda controlando prazos, com toda certeza, o Kanban ajudaria ainda mais.
Processos estruturados em listas, proporcionam uma visão ampla de cada demanda. Quando falamos do monitoramento de impressoras de clientes diferentes, é fácil de entender como está o avanço de cada um – quais estão em processo de instalação, contato, agendamento, parametrização no sistema, ou até mesmo, se já foi implantado.
Definir os responsáveis por cada cliente ou por cada demanda, é extremamente importante para manter a organização e controlar possíveis sobrecarga de integrantes da equipe. Não preciso dizer o quanto definir e acompanhar prazos são importantes não é mesmo? Fique de olho para cumprir todos eles.
- Dica para elaborar seu Kanban: defina um processo simples e prático. Posteriormente, transforme esse processo em etapas e organize todas elas em uma linha horizontal. Cada cliente deverá percorrer todas as etapas, partindo do primeiro estágio até chegar ao último.
Sprints
Normalmente, quando falamos de uma equipe que está iniciando no monitoramento de impressoras, muito provavelmente precisará realizar toda a implantação do software em seus diversos clientes. Além, é claro, da recuperação de impressoras que forem perdidas durante o processo.
É primordial definir quais clientes serão prioritários. Desta forma, é possível focar em sequências de trabalho mais eficientes.
Recuperação de equipamentos perdidos e análise dos problemas encontrados, podem ser discutidos nas diárias e, se necessário, entrar para uma próxima sprint.
O tempo de cada sprint pode ser definido de acordo com a maturidade do processo de monitoramento de cada empresa.
Esse artigo é apenas uma pequena demonstração de como aplico agilidade nos processos de monitoramento de impressoras, nas mais diversas empresas de outsourcing que trabalho nas consultorias.
Caso houver interesse em saber mais sobre nossa consultoria e boas práticas do mercado, deixe um comentário nessa publicação ou envie um e-mail para gustavo.santos@ndd.tech.
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