O monitoramento de impressoras é um termo que vem sendo inserido no mercado de outsourcing de impressão cada dia mais. Muito requisitado tanto pelos provedores de outsourcing, quanto pelos clientes finais – que fazem a utilização das impressoras. Mas afinal, o que vem a ser o monitoramento de impressoras?
Definição
Se analisar o termo monitoramento no dicionário, terá a seguinte resposta: “Ação, desenvolvimento ou efeito de monitorar; em que há monitoração; monitoragem”.
Ok Gustavo, mas, ainda estou confuso(a), o que seria monitorar?
O significado de monitorar é “acompanhar alguma coisa para consideração, analisando as informações fornecidas por instrumentos técnicos; monitorizar: monitorar um processo, uma operação, um aparelho, entre outros”.
Percebeu onde quero chegar? Monitorar uma impressora significa que estamos acompanhando sua utilização, sua performance. A importância de ter os dados para sua empresa é extremamente grande. Os ativos da sua empresa devem ser monitorados e acompanhados de perto, mesmo que estejam longe fisicamente. Tudo o que acontece com sua impressora, precisa ser analisada. Impressoras são ativos que demandam atenção e possuem diversos itens que devemos acompanhar, alguns deles são:
Contadores – Faturamento ágil e confiável
Acompanhar a quantidade de páginas que está sendo impresso, é sem dúvidas, uma das formas mais comuns de se faturar a volumetria utilizada na impressora. Através dos contadores físicos das impressoras, o provedor saberá o quanto cobrar do cliente. Monitorar os contadores garante que o profissional de outsourcing possa acompanhar as quantidades de páginas impressas em cada equipamento, não somente para o faturamento, mas também para encontrar picos de impressão e compreender os comportamentos de uso dos clientes. Além é claro, da possibilidade de realizar análises para identificar a hora certa de trocar os seus equipamentos.
Eventos – A vida da sua impressora pode ser acompanhada
Lembra do “compreender os comportamentos de uso dos clientes” que comentei anteriormente? Pois então, eu tenho certeza que se você possui um contrato de outsourcing, também presta serviço de manutenção nos equipamentos locados para seus clientes — e arrisco dizer algo mais a fundo: realiza seu trabalho de forma reativa, ou seja, atende seu cliente após a abertura de um chamado.
Quando monitoramos os eventos de uma impressora, conseguimos acompanhar seus erros, problemas, falta de gaveta, toner e até mesmo se a impressora parou de comunicar com o sistema ou não está sendo utilizada pelo usuário (impressora sem imprimir é dinheiro investido sem rendimento).
Suprimentos – O seu rendimento está aqui
Preciso dizer que suprimentos é um item importante para um profissional de outsourcing? O suprimento, sem dúvidas, é o material que faz todo o rendimento de um contrato acontecer. Mas, ao mesmo tempo, é também onde mora o maior perigo para provedores pois, se o suprimento não for utilizado corretamente, isso pode resultar em sérios problemas.
Monitorar os suprimentos pode ser, e será, a solução para que o provedor possa acompanhar: o uso, possuir dados atualizados e inteligentes, previsões de uso e área de cobertura. Todos esses pontos são extremamente importantes serem acompanhados, inclusive este será um assunto para um próximo artigo.
Como monitorar impressoras?
Para monitorar os ativos, é preciso preparar as demandas de instalações, acompanhamentos, e claro, estar ciente da gama de dados que terá à disposição. Então, por onde começar?
Primeiro, recomendo a estruturação da sua equipe. Tenha pessoas que trabalharão focadas exclusivamente com o monitoramento dos seus ativos. A quantidade de recursos pode variar de acordo com a quantidade de impressoras e contratos. Além claro, da quantidade de demandas com demais atividades que o mesmo irá exercer, por isso, comentei sobre o foco no monitoramento.
Tenho uma dica pra você: caso inicie o monitoramento do zero, tenha um recurso fixo e um de backup. Dessa forma, você poderá expandir os recursos conforme a quantidade de impressoras monitoradas forem aumentando. Agora, é importante ressaltar que: à medida que as impressoras entram para o monitoramento, elas também podem ser perdidas e para isso, esteja pronto para recuperá-las.
No momento de escolher um software para monitoramento, é extremamente importante optar por aquele que tenha maior capacidade de monitoramento para os modelos de equipamentos do qual você trabalha. Como alguém que trabalha com o NDD Print há mais quatro anos, obviamente, recomendo essa tecnologia, por haver compatibilidade com os mais diversos modelos de equipamentos e incrível capacidade de gestão.
Perdi minhas impressoras do monitoramento. E agora?
Perder impressoras, ou seja, elas ficarem offline é algo normal e mais comum do que você pensa. Isso nem sempre é resultado de falhas em software ou da própria impressora, mas sim das situações e cenários nos quais as impressoras estão inclusas. Clientes podem mudar a infraestrutura de rede, segurança, ou até mesmo mover a impressora de local, sem avisar o provedor.
Por isso é tão necessário que o provedor esteja preparado para recuperar esses equipamentos. Identificar essas situações poderá ser algo bem simples quando sua equipe já possuir conhecimento e estiver trabalhando com as melhoras práticas do mercado. Não se preocupe, impressoras são ativos e estão nas mãos dos clientes, desta forma, você precisa na verdade é ficar atento e a postos para a ação.
Minha equipe está preparada para monitorar?
Essa dúvida é bastante comum e tenho certeza que ao ler este artigo você também se perguntou isso. Caso já monitore algumas impressoras, saiba que, ter 1% das máquinas monitoradas já avança sua operação em 1% para o novo conceito de mercado. Agora, para aumentar esse número, prepare-se para estruturar seus processos, equipe e trabalhar com total dedicação e, quem sabe, alcançar a média de 80% das máquinas monitoradas.
Agora, reflita: onde você trabalha/sua empresa, como se dá a operação de monitoramento de impressoras e quantos equipamentos já estão sendo monitorados hoje?
Minha empresa diante do mercado, como será que estamos?
Uma dúvida que acompanha muitos gerentes e até mesmo os integrantes de uma equipe de monitoramento, é saber se os resultados e seus processos estão dentro das tendências que o mercado de outsourcing vem seguindo.
Afinal de contas, saber se os seus resultados são o suficiente para a empresa se destacar no mercado, não é algo simples de se analisar, ou pelo menos não era. Há uma movimentação no mercado para monitoramento de um indicador único, capaz de avaliar a operação e resultados do monitoramento de impressoras de um provedor e mostrar como a empresa está diante dos padrões de mercado.
Score único:
É um termo que vem cada dia mais sendo procurado e, se tornando uma referência para equipes de monitoramento alcançarem ótimas notas e, com isso, consigam se destacar da concorrência. Os clientes, cada vez mais, procuram empresas destaques, ou seja, com ótimos indicadores de operação.
Acompanhe quais são esses indicadores:
- Eficiência do monitoramento (parque passível de monitoramento e parque total de máquinas locadas);
- Relação de equipamentos perdidos e recuperados;
- Média de tempo sem resposta que impressoras ficam sem se comunicar;
- Organização e classificação das impressoras.
Esses e outros indicadores são capazes de compor um único score. Mostrar a toda empresa como seus resultados estão se saindo, acaba virando um grande diferencial no mercado.
A NDD , como sempre liderando o mercado de estratégias para outsourcing, traz o Score único para provedores que fazem parte do NDD Copiloto. Desta forma, contam com especialistas de mercado para acompanhar e levar sugestões com base nas melhores práticas para aumentar cada vez mais sua posição em relação ao mercado.
E você, como está diante do mercado da sua região? Já parou para pensar que aumentando a sua eficiência, seus resultados aumentam junto?
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