Listamos cinco vantagens tanto para o próprio escritório quanto para os clientes em contar com um sistema contábil
O tempo é uma das principais commodities do universo corporativo. Em um ramo complexo e que exige muitos detalhes como o fiscal e o de contabilidade, o sonho de muitos profissionais é ter mais capacidade para se dedicar a atividades estratégicas e complexas do que as repetitivas do cotidiano. Não é segredo que a tecnologia, pode ser uma grande aliada neste propósito – em especial um sistema contábil.
Se você é um contador ou um profissional que opera neste setor, já está ciente de como um sistema contábil pode transformar as suas operações – e as de seus clientes. Neste artigo, vamos explorar os benefícios de ter um sistema contábil e como ele pode otimizar a rotina do seu negócio.
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O que é um sistema contábil?
Antes de apresentar as vantagens, é importante definir um sistema contábil. Trata-se de uma plataforma tecnológica voltada a auxiliar na organização, registrar, analisar e monitorar transações financeiras, além de gerenciar o pagamento de impostos e o controle de documentos fiscais envolvidos.
Seu principal benefício está em otimizar o controle das atividades financeiras de um negócio. Por meio desse sistema, pode-se registrar diversos tipos de movimentações e de informações sobre as organizações: da emissão ao recebimento de NF-e e o pagamento de contas e de tributos.
Quais as vantagens de contar com um sistema contábil?
1) Organização da gestão de clientes
Para um escritório de contabilidade, um sistema contábil torna simples a gestão de cada cliente. Essa plataforma permite manter um registro detalhado de todas as transações.
Com isso, torna-se mais simples acompanhar as atividades financeiras dos clientes, oferecendo um serviço mais personalizado e de qualidade e identificando oportunidades de melhoria e de economia.
2) Melhor administração de documentos fiscais
A papelada envolvida na contabilidade pode ser esmagadora para os profissionais. Com isso, eles passam os dias imersos em atividades rotineiras – notas fiscais, recibos, comprovantes, monitoramento de tributos – em vez de se focarem em funções estratégicas.
Além de mais tempo para os profissionais, os documentos fiscais em formato digital reduzem custos no armazenamento e tornam mais simples eventuais comprovações exigidas pelo fisco, diminuindo riscos, como o de notas fiscais extraviadas ou perdidas.
3) Automação de rotinas fiscais
Um dos maiores benefícios de um sistema contábil é a capacidade de automatizar tarefas repetitivas – o que libera tempo para atividades como análise financeira e planejamento tributário, estratégicas para os negócios. Em muitos casos, a inteligência artificial assume um papel importante para o negócio.
Outro benefício da automação é reduzir a possibilidade de erros humanos, o que é recorrente em tarefas repetitivas.
4) Integração de dados
Atualmente, as organizações costumam lidar com diversos sistemas, o que exige a integração dos dados. Essa lógica vale tanto para sistemas internos quanto os fornecidos pelo fisco, caso do Sped.
Se não houver centralização, aumenta-se a probabilidade de erros, descumprindo regulamentações fiscais e não agindo em conformidade com a lei. Esse cuidado torna mais simples a operação em épocas de maior volume de vendas, por exemplo.
5) Compliance
Um sistema contábil permite o monitoramento de aspectos fiscais e contábeis de cada cliente – e do próprio escritório. Isso facilita a identificação e a mitigação de riscos fiscais, que podem se tornar mais graves e até mesmo se transformarem em multas. Para um escritório que lida com vários clientes, trata-se de um benefício importante, conforme explicamos neste artigo.
Como escolher um sistema contábil?
Embora seja uma ferramenta fundamental, muitos escritórios têm dificuldade para selecionar um sistema contábil. Quais critérios devem ser adotados?
– Segurança de dados: é preciso proteger os dados de clientes, fundamental para manter a confiança e a reputação do seu escritório.
– Organização de rotinas, permitindo a priorização de tarefas, com emissão de alertas em situações mais urgentes. Isso vai dar mais tempo para sua equipe focar em atividades estratégicas.
– Agilidade é uma característica fundamental para atender às demandas do mercado e garantir que você possa fornecer um serviço de alta qualidade.
– Flexibilidade e escalabilidade: em um mundo de trabalho remoto, o sistema contábil precisa se ajustar às demandas, permitindo o acesso seguro e rápido via nuvem. De preferência, sem a necessidade de instalação de softwares.
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