Listamos 5 dicas fundamentais: organização, digitalização das informações, adoção de tecnologia, checagem de autenticidade e evitar extravios de notas fiscais em escritórios de contabilidade
A gestão das notas fiscais de clientes é uma das principais responsabilidades dos escritórios de contabilidade. Esses documentos fiscais são uma garantia jurídica, financeira e administrativa para a maioria das organizações, inclusive trazendo insights sobre o desempenho de uma empresa dentro de um recorte de tempo. Esta lógica pode ser aplicada aos próprios escritórios.
Na prática, o volume de notas fiscais em escritórios de contabilidade se iguala ao de negócios do varejo em épocas de alto volume de vendas, dependendo do número de clientes administrados. Para isso, é preciso adotar algumas boas práticas na rotina, trazendo tranquilidade tanto à operação interna quanto na percepção dos clientes sobre a empresa.
Veja alguns cuidados do dia a dia:
– Organização é a base
Boa parte do sucesso na gestão de notas fiscais em escritórios de contabilidade decorre da definição de processos claros entre os envolvidos. É importante que os fluxos de trabalho estejam bem determinados entre todas as áreas.
– Digitalização é fundamental
Passou-se o tempo de fazer a gestão de documentos fiscais em formato físico. A digitalização das informações traz mais simplicidade e economia no armazenamento. Além disso, o uso de softwares adequados permite padronizar o salvamento de cada nota, facilitando o seu encontro no futuro.
Neste artigo, mostramos como se deu a evolução dos documentos fiscais no Brasil, um processo que segue em andamento.
– A tecnologia deve estar no radar
A partir da digitalização, torna-se mais simples ganhar inteligência na gestão de notas fiscais em escritórios de contabilidade. Automação da emissão e melhoria de fiscalização com propósito de compliance estão entre os benefícios para os escritórios.
Além disso, pode-se aplicar a inteligência artificial também, aumentando a eficiência de conferência, de cálculos tributários e garantindo mais tempo para atividades estratégicas.
– Confira a autenticidade
Adotar cuidados como o saneamento da base de dados e manifestação do destinatário de NF-e (MD-e) reduz as chances de fraudes e de dificuldades relacionadas ao tema. A MD-e possibilita ao destinatário se posicionar sobre todas as notas emitidas contra o seu CNPJ, enquanto o saneamento garante a idoneidade e a integridade da base de dados.
– Evite extravios
Um dos principais problemas desta rotina é a possibilidade de extravios ou de perdas de notas fiscais. Dentro do âmbito digital, este erro é menos preocupante do que na era pré-digital.
Com o armazenamento de forma mais otimizada, segura e simples, é possível reaver este tipo de documento fiscal, trazendo segurança jurídica e fiscal para os escritórios e para os seus clientes.
Vale lembrar que, via de regra, os documentos fiscais devem ser guardados por cinco anos, podendo ser exigidos pelo fisco a qualquer momento.
Quer ficar por dentro dos principais assuntos em documentos fiscais? Assista à gravação do Compliance Fiscal Summit, o maior evento de documentos fiscais eletrônicos do Brasil. É gratuito:
Suporte
